אופן קבלת החלטות בקניית מחשב – מחשב כגורם לרווח ולא השקעה

אי פעם עצרת וחשבת, האם המחשב שרכשתי באמת מתאים לצרכים שלי? האם אני מרוויח ממנו או שהוא סוג של הכרח שנמצא בטבלת ההוצאות המשרדי?
מחשב הוא כלי שנדרש להתאים אותו לצרכים המקצועיים של המשרד. לפני רכישת מחשב יש לוודא שהוא מתאים לדרישות יצרן התוכנה. המחשב הוא כלי שמכניס רווחים למשרד. כאשר הוא נתפס כהוצאה או השקעה לא מניבה, יש לעצור ולהבין היכן הבעיה.

מהם השיקולים המקצועיים שעל בסיסם החלטת לקנות את המחשב הזה ולא אחר?

האם תכננת תקציב שנתי לטובת המחשוב במשרד?
מהם יעדי המחשוב שלך לשנה הקרובה?
את מי ישמש המחשב? האם זהו מחשב מקצועי או מנהלה? אם זהו מחשב מקצועי עבור איש תכנון, באיזו רמה אותו מתכנן נמצא? האם הוא עובד על הפרויקטים הגדולים והחשובים במשרד, או שהוא מתכנן זוטר?
אילו אפליקציות יופעלו על המחשב? עד כמה הן נחשבות כאפליקציות ”כבדות“ הדורשות משאבים רבים מהמחשב?
תקציב, האם באמת דרוש לקנות מחשב חדש או שאפשר לנצל את הקיים, לשדרג ולייעל אותו?
איך אתה מביא את המחשב החדש לידי עבודה בזמן הקצר ביותר?
האם התייעצת עם כל בעלי המקצוע ווידאת שההשקעה במחשב אכן היא הנכונה ביותר ובאיזה פרק זמן תחזיר את ההשקעה?
האם החומרה שהותקנה היא החומרה לה אני זקוק? אולי הגזמתי? ואולי קניתי משהו שלא מתאים בכלל ועכשיו אני משלם ”קנס“ בצורת זמן עבודה מבוזבז?

מה יש בשוק?

ישנם שלשה מאפייני מחשוב:

• המחשב המקצועי – זהו מחשב ייעודי המעוצב על-פי דרישות יצרן התוכנה במדויק. אורך החיים שלו נע בין 6-8 שנים עלותו מוערכת בכ– 8000 ₪ שהם השקעה שנתית של 1300-1000 ₪/שנה ובהם התוכנה מתנהגת בצורה האופטימאלית כך שזמן לא מתבזבז והחומרה היא מאוד מוקשחת ואמינה כך שגם התחזוקה היא מינימאלית עד לא קיימת כלל.
• המחשב המותאם – מחשב שחלק מרכיביו מותאמים על-פי דרישות יצרן התוכנה. אורך החיים שלו זהה למחשב הרגיל (3-5 שנים), עלותו נעה בין 4000-5500 ₪ שהם השקעה שנתית של 800-1800 ₪/שנה, בזבוז זמן העבודה בו מצטמצם משמעותית, אך לא ברמה אופטימאלית, זהו פתרון ביניים זול יחסית ואת החומרה המותאמת שהותקנה בו אפשר להעביר למחשב הבא.
• המחשב הרגיל – זהו המחשב הנפוץ, שמהווה את הנתח העיקרי משוק המחשבים השולחנים, הוא אינו מקצועי ואינו על פי דרישות יצרן התוכנה. אורך חייו נע בין 3-5 שנים עלותו נעה בין 3000-4000 ₪ שהם 600-1300 ₪/שנה, בזבוז זמן העבודה בו הוא מקסימאלי והערך הזה גדל במידה ואין אחזקה מקצועית צמודה, כך שיוצא שההשקעה הראשונה נמוכה אך הנזק הכספי לאורך זמן גדול בעשרות אחוזים מהעלות של המחשב עצמו.

אז מה ההבדל?

אם נתחיל מהסוף, ההבדל בין המחשב המקצועי למחשב הרגיל הוא עלויות זמן העבודה שמסתכמות בסוף השנה לשבועות שלמים של חוסר מעש, עבור מחשב בודד, שמתבזבזים על המחשב הרגיל ונחסכים במחשב המקצועי. את כל זאת ניתן לקרוא במאמר הקודם מחשב מותאם או מחשב לא מותאם – למה זה כל-כך חשוב?.
הבדל נוסף מצוי בארכיטקטורה של המחשב. יצרן תוכנת ה– CAD או כל תוכנה ייחודית אחרת, מפרסם את החומרה ודגמי המחשבים שעל בסיסם הוא בצע את הבדיקות שלו ואת בדיקות הביצועים שעל בסיסן נקבע רף החומרה המתאים ביותר לתוכנה עליה עובדים.
המחשוב המקצועי הוא יקר, אבל אם יש לצדך בעל מקצוע שרואה את כל תמונת מערך המחשוב במשרד ויודע היכן נמצא גורם מעקב והיכן יש להשקיע בטיפול טכני, היה בטוח שאם תפעל על-פי המלצותיו, המחשב יהפוך להיות להשקעה מניבה ולא השקעה של ציוד מתכלה.

כיצד מנהל מערך המחשוב מקבל את ההחלטות?

לכולם ידוע שהמחשב, בעיקרו, מורכב ממעבד, לוח אם, זיכרון, כרטיס מסך, כונן קשיח וספק כוח.
לרכיבים הנ“ל יש השפעה ישירה או עקיפה על איכות המחשב, היעילות שלו ומהירות העבודה שהמחשב יספק.
מנהל מערך המחשוב מכיר את כל הרכיבים הנ“ל ומעבר לכך הוא גם מבין את האינטראקציה של כל הרכיבים בינם לבין עצמם.
מנהל מערך המחשוב יודע להמליץ על רכש של מחשב מותג או לחליפין להרכיב מחשב מרכיבי חומרה מובילים שייתנו את המענה המיטבי בהתאם לדרישות ואף מעבר לכך.
על-מנת לתת המלצות או להרכיב מחשב על מנהל מערך המחשוב להכיר לעומק את עולם טכנולוגיות המחשב ובהתאם לדעת להמליץ ולהבטיח את ההשקעה.
לנגד עיניו גם עומד אופיו של המשתמש, ולעיתים דווקא הגורם האנושי הוא הגורם המרכזי בקבלת ההחלטות ואופן העברת ההמלצה.
כמו כן לנגד עיני מנהל מערך המחשוב עומדים גם הנתונים המספריים ובהם: תקציב המחשוב העומד לרשותו, נתונים מספריים הקשורים לביצועי המחשבים, עלויות ואיכויות החומרות השונות הקיימות בשוק וכדאיות ההשקעה בהן אל מול הצורך הנקודתי ו/או הכללי במשרד ולבסוף כדאיות הטמעת טכנולוגיה חדשה שעמה המשרד יוכל להתקדם אף יותר מכיוון שהיא תענה על צרכים מרכזיים במשרד.

לסיכום

מחשב הוא השקעה ארוכת טווח, מניבה. אחזקת מערך מחשוב משרדי היא השקעה שנועדה לשמר מצב של רווח שנתי תוך חיפוש יכולות חדשות לשמירה על עבודה אופטימאלית ושימור יתרון תחרותי משמעותי אל מול המתחרים.
מנהל מערך המחשוב הוא הפונקציה המקצועית שתשמר ותשפר את שורת הרווח באמצעות מערך מחשוב נכון, תקין, יעיל ומהיר.
אם במשרדך קיימים כ-10 מחשבים ”רגילים“ ו-80% מהעבודה עליהם היא גרפית (כדוגמת אוטוקד) דע שהזמן המתבזבז בגינם במשך שנה מסתכם ב– 80,000—120,000 ₪ בהשקעה, שנתית, של 10-30% מהסכומים האלו, תוכל להעסיק מנהל מערך מחשוב שיעצור את הבזבוז ויביא תוצאות חיוביות לשורה התחתונה בטבלת ההכנסות שלך.